Згідно зі статтею 1 Закону України «Про публічну інформацію» (далі – Закон), публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.
Відповідно до частини першої статті 19 Закону, запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.
Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача. Письмовий запит подається в довільній формі.
Згідно з частиною другою статті 19 Закону, запитувач має право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту. Запитуючи копію документа, особа не зобов’язана наводити конкретну інформацію, яку вона має намір з його допомогою отримати, а повинна вказати вид, назву, реквізити чи зміст документа, якщо їй це відомо.
Згідно з частиною п’ятою статті 19 Закону, запит на інформацію має містити:
1) ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
2) загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
Частина сьома статті 6 Закону передбачає, що обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо запитуваний документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення заявнику надається інформація, доступ до якої необмежений.
В частині сьомій статті 19 зазначається, що з метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному веб-сайті відповідного розпорядника. Крім того, згідно з частиною сьомою статті 19 Закону, в разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.
